Consular Program Assistant

Kanada Büyükelçiliği Ankara
Tam Zamanlı
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İlan Detayları

Consular Program Assistant

 

Salary:

Gross salary of 106 382 TRY per annum

 

Vacancy type:

Term/Indeterminate

 

Term Details:

This position is a LES (Locally Engaged Staff) position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Turkey.

 

Level:

Assistant

 

Classification:

LE-05

 

Location:

Ankara, Turkey

 

Closing date for applications:

04-03-2020 at 23:59 UTC/GMT

 

Summary of position:

Under the general supervision of the Senior Consular Officer, the Consular Program Assistant processes passports applications and citizenship documents for Canadian citizens abroad; provides consular support services to Canadians; and financial and accounting services in support of consular, passport and citizenship services provided at the mission; complete administrative tasks including for notarial services; support in translating documents to/from official languages and performs other duties.

The program assistant provides daily administrative support and service; provides and creates information and/or documentation; responds to service requests from clientele and performs other duties as requested by the supervisor and/or other manager. The program assistant supports regional focus of program by supporting administrative interactions and proactively cooperating with regional offices and/or headquarters.

Problem resolution is through reference to readily available guidance. Comprehensive knowledge of office routines, procedures and functions of program is required, as is: prioritizing of multiple projects & tasks; providing services to internal & external clients; researching & compiling data and maintaining databases; managing events & logistics. This position’s actions impact on program operations and the image of office.

 

Essential qualifications:

Candidates will initially be screened based on the essential qualifications in relation to education, experience and languages. They must demonstrate clearly in their cover letter and CV how they meet each of these essential qualifications. Only those candidates who meet all the Essential Requirements will proceed to the next stage of the process.

Education:
• Technical Diploma or university degree from a recognized institution;

Language:
• Fluency in English (both written and oral)
• Fluency in Turkish (both written and oral)

You must provide evidence of your English language ability as follows:
• A recent language test score from IELTS showing each score at 6 or above*, or
• Proof of graduation from an English language medium high school, or
• Proof of graduation from an English language medium university, or
• Proof of at least one year of recent continuous work experience in an office where English was the principal language of work.**

*IELTS TRF examination date must be within the past two years.
** Recent is defined as being in the last five years.

Experience:
• 1 year of recent* experience working in an office environment in an administrative support or program assistant capacity.
• 6 months of recent* experience working with clients (internal or external).
*Recent experience is defined as within the last 4 years.

Rated Requirements
Candidates must also meet the Rated Requirements shown below, which will be assessed through any of the following:
written examination, an oral interview, role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment. Unless indicated, rated requirements apply to all positions.

Knowledge:
• Knowledge of Microsoft Excel use and features
• Basic knowledge of Canada

Abilities:
• Proficiency in the use of Microsoft Outlook and Microsoft Excel
• Attention to detail
• Ability to draft professional correspondence
• Ability to work independently, and manage and prioritize tasks

Competencies:
• Values and ethics - Serving through integrity and respect
• Critical thinking and judgment
• Client focus
• Effective Interactive Communication
• Initiative
• Teamwork and cooperation
• Adaptability and Flexibility

 

Asset Qualifications:

Candidates may also be screened against the Asset Qualifications. Preference may be given to candidates who meet these asset qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications in their cover letter and/ or CV.

Language:
• Knowledge of French (both written and oral)
• Knowledge of Arabic (both written and oral)
• Knowledge of Persian (both written and oral)

Experience:
• 6-months of recent* experience working in an Embassy, Consulate or an International Organization.
*Recent experience is defined as within the last 4 years.

 

Organizational Needs:

 

Operational Requirements:

• Hours of Work: 37.5 hours per week, 5 days a week
• Ability to work overtime (compensated)
• Annual leave dates may be restricted due to operational needs
• Willingness and ability to undergo training
• Adhere to Canada's Code on Values & Ethics

 

Condition(s) of Employment:

• Candidates must have a valid work authorization covering the entire employment period. If the employment is indeterminate, the work authorization should be permanent or itself lead to a permanent work authorization.
• Any job offer is subject to receipt of satisfactory employment and character references and the ability to obtain and maintain an Enhanced Reliability security screening including:
o a criminal record check
o National ID, professional and educational certificates
o Credit history check
o Reference check
• Please note that Reliability Status must be maintained throughout your employment at the Embassy, as failure to do so may result in dismissal.
• Copies of educational qualifications will be required at the interview stage of the process.

 

Area of selection:

This position is open to individuals who are legally authorized to work in Turkey, and to employees occupying an indeterminate or term position at the Embassy of Canada to Turkey in Ankara and the Consulate General of Canada in Istanbul, who meet all of the essential qualifications and whose applications are received on or by the closing date. Please note that the Embassy of Canada to Turkey does not sponsor work authorizations directly or indirectly. The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered based on merit. Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies.

 

Important Notes:

• Candidates are also required to upload a CV and a covering letter. Applications which do not include all of the requested documents or information will be rejected.
• Candidates must demonstrate concisely in their cover letter how they meet the essential and asset qualifications. It is recommended that candidates structure their cover letter based on the sections outlined in the Essential Qualifications and in the Asset Qualifications (where applicable) in order to best demonstrate how these are met.
• Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to: LES-E-Recruitment-LDN@international.gc.ca prior to the closing date. Failure to so will result in the application being rejected.
• Candidates are entitled to participate in the appointment process in the official language of their choice. They are asked to indicate their preferred official language in their application (English or French).
• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidate to ensure accurate contact information is provided and updated as required.
• Candidates who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
• Candidates selected at the screening stage will be invited for further assessment. Methods of assessment may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview, role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment.
• Reference checks will be sought for candidates that reach interview stage and may form part of the selection process.
• Please note that the Embassy of Canada in Turkey does not sponsor work permits directly or indirectly.
• If candidates need any special assistance in terms of attending interviews or participating in the interview process then please let us know whilst making the application.
• Salaries at the Embassy of Canada in Turkey are established and revised based on a mid-local market employer‎ policy.
• ‎Gross salaries are paid to the employees who are in turn responsible to pay their income taxes to the Turkish Government at the end of the fiscal year.
• The Embassy of Canada in Ankara and the Consulate General in Istanbul do not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs.
• The results of this competition may also be used to establish an eligibility list of staff for similar openings at the Embassy of Canada in Ankara which might arise in the 12 months following the completion of this competition.

 

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Titre du poste:

Assistant(e) Consulaire


Échelle salariale:

106 382 TRY brut par an


Type de poste:

Terme/Indéterminé


Détails reliés au statut:

Ce poste est un poste d’ERP (employés recrutés sur place), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Turquie.


Niveau de classification:

Assistant


Classification:

ERP-05


Lieu de travail:

Ankara, Turquie


Date de clôture:

04-03-2020 À 23:59 UTC / GMT


Résumé de la position:

Sous la supervision générale de l'agent(e) consulaire principal, l’assistant consulaire traite les demandes de passeport et les documents de citoyenneté pour les citoyens canadiens à l'étranger; offre des services de soutien consulaire aux Canadiens ; et des services financiers et comptables à l'appui des services consulaires, de passeport et de citoyenneté fournis à la mission; mène des tâches administratives notamment pour les services notariés, traduit des documents de/vers les langues officielles et remplit d'autres fonctions connexes.

L’assistant(e) consulaire fournit un soutien administratif et des services quotidiens ; fournit et crée des informations et / ou de la documentation ; répond aux demandes de service de la clientèle et remplit d'autres fonctions à la demande du superviseur et / ou d'un autre gestionnaire. L'assistant(e) consulaire soutient l'orientation régionale du programme en soutenant les interactions administratives et en coopérant de manière proactive avec les bureaux régionaux et / ou l'administration centrale.

La résolution des problèmes se fait au moyen de références à des guides facilement accessibles. Une connaissance approfondie des routines de bureau, des procédures et des fonctions du programme est requise, tout comme : la priorisation de plusieurs projets et tâches ; fournir des services aux clients internes et externes ; recherche et compilation de données et maintenance de bases de données ; gestion d'événements et de logistique. Les actions de ce poste ont un impact sur les opérations du programme et l'image de l’organisation.


Qualifications essentielles:

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives à l’éducation, l’expérience et le profil linguistique. Ils doivent démontrer clairement dans leur lettre d’accompagnement et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles. Seuls les candidats qui satisfont à toutes les exigences essentielles passeront à l'étape suivante du processus.

Éducation :
• Diplôme technique ou diplôme universitaire d'une institution reconnue

Profil linguistique :
• Maîtrise de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit)
• Maîtrise du turc (tant à l’oral qu’à l’écrit)

Vous devez fournir la preuve de votre capacité en anglais comme suit:
• Un résultat de test de langue récent de l'IELTS montrant chaque score à 6 ou plus *, ou
• Preuve de diplôme des études secondaires d’une école secondaire anglophone, ou
• Preuve de diplôme d'une université anglophone, ou
• Preuve d'au moins un an d'expérience de travail continue récente dans un bureau où l'anglais était la principale langue de travail. **

* La date d'examen IELTS TRF doit être au cours des deux dernières années.
** Récent est défini comme étant au cours des cinq dernières années.

Expérience :
• 1 an d'expérience récente * dans un environnement de bureau en tant que support administratif ou assistant de programme.
• 6 mois d'expérience récente * de service à la clientèle (interne ou externe).
* L'expérience récente est définie comme au cours des 4 dernières années.

Exigences cotées
Les candidats doivent également satisfaire aux exigences cotées indiquées ci-dessous qui seront évaluées au moyen des éléments suivants : examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique. Sauf indication contraire, les exigences cotées s'appliquent à tous les postes.

Connaissances :
• Connaissance de l'utilisation et des fonctionnalités de Microsoft Excel
• Connaissance de base du Canada

Capacités
• Maîtrise de Microsoft Outlook et Microsoft Excel
• Attention aux détails
• Capacité à rédiger de la correspondance professionnelle
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer et hiérarchiser les tâches

Compétences :
• Valeurs et éthique – Service empreint d'intégrité et de respect
• Pensée critique et jugement
• Orientation client
• Communication interactive efficace
• Sens de l’initiative
• Travail d'équipe et coopération
• Adaptabilité et flexibilité


Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur lettre d'accompagnement et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

Profil linguistique :
• Connaissance du français (tant à l’oral qu'à l’écrit)
• Connaissance de l'arabe (tant à l’oral qu'à l’écrit)
• Connaissance du persan (tant à l’oral qu'à l’écrit)

Expérience :
• 6 mois d'expérience récente * dans une ambassade, un consulat ou une organisation internationale.
* L'expérience récente est définie comme au cours des 4 dernières années.


Besoins organisationnels:


Besoins opérationnels:

• Heures de travail : 37,5 heures par semaine, 5 jours par semaine
• Capacité à faire des heures supplémentaires (rémunérées)
• Les dates de congé annuel peuvent être limitées en raison des besoins opérationnels
• Volonté et capacité à suivre des formations
• Adhérer au Code canadien de valeurs et d’éthique


Condition (s) d'emploi:

• Les candidats doivent avoir une autorisation de travail valide couvrant toute la période d'emploi. Si l'emploi est indéterminé, l'autorisation de travail doit être permanente ou conduire elle-même à une autorisation de travail permanente.
• Toute offre d'emploi est sujette à la réception de références d'emploi et de caractère satisfaisantes et à la capacité d'obtenir et de maintenir une cote de vérification de fiabilité approfondie, y compris :
o Une vérification de casier judiciaire
o Carte d’identité nationale, certificats professionnels et éducatifs
o Vérification du crédit
o Vérification des références
• Veuillez noter que la cote de fiabilité doit être maintenue tout au long de votre emploi à l'ambassade, car le non-respect de cette consigne peut entraîner un licenciement.
• Des copies des diplômes seront exigées à l'étape de l'entretien du processus.


Zone de sélection:

Ouvert aux candidat(e)s internes et externes qui sont des résidents légaux ou des citoyens de la Turquie, qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les demandes ont été reçues à la date de clôture. Veuillez noter que l’ambassade du Canada à Ankara en Turquie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des diverses sections de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.


Notes importantes:

• Les candidats doivent également télécharger leur CV et une lettre d’accompagnement. Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés seront rejetés.
• Les candidats doivent démontrer de manière concise dans leur lettre d’accompagnement comment ils satisfont aux qualifications essentielles et constituant un atout. Il est recommandé aux candidats de structurer leur lettre d’accompagnement en fonction des sections décrites dans les qualifications essentielles et dans les qualifications constituant un atout (le cas échéant) afin de démontrer au mieux comment elles sont remplies.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature suite à des difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-LDN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
• Les candidats ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix et sont priés d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur dossier de candidature.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables.
• Les candidats sélectionnés à l’étape de présélection seront invités à une évaluation plus approfondie. Les méthodes d'évaluation peuvent comprendre, sans s'y limiter, qui seront évaluées au moyen des éléments suivants : examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique
• Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement.
• Veuillez noter que l’ambassade du Canada en Turquie ne parraine pas de permis de travail directement ou indirectement.
• Les candidats nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues, sont priés de nous en informer.
• Les salaires à l'ambassade du Canada en Turquie sont établis et révisés en fonction d'une politique des employeurs du marché local moyen.
• Les salaires bruts sont versés aux employés qui sont à leur tour tenus de payer leurs impôts sur le revenu au gouvernement turc à la fin de l'exercice.
• L’ambassade du Canada à Ankara et le Consulat général à Istanbul ne rembourse pas de frais de voyage pour les entrevues/examens, ni de frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à l’ambassade du Canada à Ankara qui pourraient paraitre dans les douze mois suivant la fin de ce concours.