Unvan: İnsan Kaynakları ve İdari İşler Asistan 

Raporlama: Genel Koordinatör, Finans Koordinatörü

Ülke/Şehir: İstanbul / Türkiye

Sevgi ve Kardeşlik Vakfı hiçbir ayrım yapmaksızın yardıma ihtiyacı olan, ekonomik ve sosyal olarak zor durumda bulunan, yoksul, yaşlı, engelli, kimsesiz, hasta, çocuk, sığınmacı, göçmen, mülteci, doğal afetler, savaşlar ve diğer toplumsal felaketlerde zarar görmüş, mağdur olmuş, düşkün konuma düşmüş olan tüm insanlara, dünyanın neresinde olursa olsun yardımda bulunmak; hukuk, eğitim, sağlık, mesleki eğitim, sosyal ve ekonomik destek hizmetleri ya da bu hizmetlere erişim imkanı sağlamak; toplumsal gelişim, iyileşme, barış, ilerleme ve sürdürülebilir kalkınma anlayışı ile yoksulluğun azaltılması, sağlıklı ve çevreye duyarlı insana yakışır yaşam alanlarının oluşması için çalışmak ve özellikle yukarıda sayılan dezavantajlı grupların yaşam kalitelerinin artmasına katkıda bulunmak için çalışmaktadır. 2015’den bu yana İstanbul, Harbiye ve Hatay, Kırıkhan ilçesinde mülteci ve göçmenlere yönelik çalışmalarını sürdürmektedir.

İş Tanımı

İnsan Kaynakları ve İdari İşler Asistanı; Genel Koordinatör ve Finans Koordinatörü liderliğinde personel alım süreçlerine destek vermek, adaylarla olan iletişimi yürütmek, kurum personelinin kayıtlarını tutmakla sorumludur. Bunun yanında günlük ofis prosedürlerini gerçekleştirmek ve çalışanlar için idari destek sağlamak da sorumlulukları arasındadır. 

Başlıca Görev ve Sorumluluklar 

İnsan Kaynakları Sorumlulukları: 

• Vakıfta açık pozisyonları için ilgili koordinatör ve Genel Koordinatör liderliğinde iş tanımlarını hazırlamak 

• Vakıftaki  açık pozisyonlar için ilgili portalları kullanarak aday araştırması yapmak

• Başvuru sahiplerinin nitelikleri veya uygunluğunu değerlendirmek için iş başvurularını gözden geçirmek

• Belirlenen adaylarla telefon veya mail yolu ile irtibat kurmak

• Adaylarla görüşmelerin gerçekleştirilmesi için mülakat tarihi belirlemek ve detaylar hakkında adayları bilgilendirmek

• Çalışan adaylarına kurum politika ve prosedürleri hakkında bilgi vermek,

• Adayların referansları için iletişim sağlamak, bunları kontrol etmek ve ilgili yöneticiye bildirmek,

• Vakfın çalışanlarına faaliyetlerine ait rapor ve belgeleri derlemek

• Çalışan özlük dosyalarını oluşturmak ve takibini yapmak

• İşe alınan ve işten ayrılan çalışanların muhasebe sistemi üzerinden düzenli olarak güncellenmesi işlemlerini yürütmek

• Çalışma izni, vize gibi başvuruları, saha ve kurum ziyaretleri ve diğer ihtiyaçlara yönelik dokümanları hazırlamak

• Bağlı bulunduğu yöneticiler tarafından kendisine atanan diğer ilgili görevleri yerine getirmek

İdari İşler Sorumlulukları:

• Vakıf ve iktisadi işletme kargo gönderimi, takip ve karşılama

• Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlama 

• Ofis ihtiyaçlarının belirlenmiş satın alma süreçleri takip edilerek temin edilmesi için fiyat araştırmalarının yapılması, teklif değerlendirme formlarının hazırlanması ve takibi; fatura,irsaliye ve kargo bilgilerinin işlendiğini takip edilmesi 

• Ofis demirbaşlarının sorunsuz çalışmasını ve bakım sürelerini takip edilmesi 

• Yurtiçi/yurtdışı seyahat organizasyonu (vize, bilet, konaklama, araç kiralama vs.)

• Vakıf Yönetim Kurulu ve yöneticilerin asiste edilmesi 

• Envanter takibi

 

Talep Edilen Nitelikler

• Lisans veya önlisans derecesi (tercihen insan kaynakları, ön büro yönetimi vb.) 

• Minimum 2 yıl iş deneyimi (STK çalışma tecrübesi bulunan adaylar öncelikli tercih edilecektir)

• Planlama, organizasyon ve koordinasyon becerisi güçlü, dinamik çalışma ortamına ve çoklu raporlamaya uyum sağlayabilen

• Detaylara önem veren, çözüm odaklı, disiplinli, işini severek yapan, sorumluluk sahibi,

• Ofis ekipmanlarını etkin kullanabilen (faks, tarayıcı, yazıcı vb.),

• MS Ofis programlarını iyi derecede kullanabilen (Word, Excel, Powerpoint vb.)

Kişisel Yetkinlikler

• Bireysel ve kültürel farklılıklara saygılı ve katılımı teşvik edici çalışma

• Dürüstlük ve şeffaflık; yüksek etik standartların korunması ve kurumsal ilkelere/davranış kurallarına uyumluluk

• Profesyonellik; tek başına ve kararlılıkla çalışabilme yeteneği ve günlük zorlukları aşabilmek için dikkatli karar verebilme

• Analitik düşünebilme

• Takım çalışması; ortak hedeflere ve en iyi sonuca ulaşabilmek için takım içi etkin işbirliğini geliştirme ve teşvik etme

• Sonuç ve hizmet odaklı çalışma; zamanında ve kaliteli sonuçlar üretebilme

• Bilginin yönetilmesi ve paylaşılması; sürekli öğrenme, bilgi paylaşma ve yenilik peşinde olma

• Hesap verilebilirlik; SEVKAR Vakfı’nın şeffaflık konusundaki önceliklerini yerine getirme ve bu konuda kendi iş alanı çerçevesinde sorumluluk alma

 

Pozisyonda çalışacak adayların Sevgi ve Kardeşlik Vakfı Davranış Kuralları’na tam uyumu beklenmektedir. 

Bu iş çağrısında belirtilen görevler ve yetkinlikler, bu pozisyondan beklenilenlerin tam listesini içermemektedir.  

Tüm Kuruluşu Kapsayan Yetkinlikler

Bunlar, temelini SEVKAR'ın misyon, değer ve kılavuz ilkelerinden almakta olup, her bir çalışan tarafından kendi sorumluluklarını yerine getirmekte ve hedeflenen sonuçlara ulaşmakta kullanılır.

● SEVKAR Davranış Kurallarına mükemmel uyum 

● Mesleki Gelişim 

● Ortaklık

● Hesap Verebilirlik

Önemli Not: Bu iş çağrısı, pozisyona dair yeterlilik ve sorumlulukların kapsamlı bir listesi değildir. Adaylardan referans(lar) göstermeleri talep edilecektir.

Başvurularda özgeçmiş (CV), önyazı ve referans iletilmelidir. Önyazı ve referans bulunmayan başvurular değerlendirilmeyecektir. 

Başvuru değerlendirme sürecinde yalnızca asıl listeye alınan adaylarla iletişime geçilecektir. 

Bu pozisyon için TC vatandaşı adaylar aranmaktadır. 

Başvurunuzu ve ilgili evraklarınızı ilgili posta adresine 30.05.2022 tarihine kadar recruitment@sevgivekardeslikvakfi.org.tr  adresine ‘IK-1-22’ kodu ile gönderiniz.