Admin Associate (İdari İşler Asistanı)

Purpose of the Position:

Provide support and assistance to the IRTR administration team in the provision of procurement advice as well as administration support across IRTR.

This position is managed and supervised by IRTR administration Officer.

The Admin Associate will support the Admin Officer by providing administrative support to ensure efficient operation of an office or department.

This will include completing a range of tasks to support the team with supply chain needs and plan, Travel and Visas, Fleet Management, Accommodation, administrative support to the Country Office and assets management, ensuring their use according to IR and donor procedures.

Main Duties and Responsibilities:

The following duties are generic and may differ depending on the requirements of the mission.

Under the supervision of the Admin Officer based in Turkey. Admin Associate based in Istanbul, Turkey, is responsible for the following duties:

Providing Administrative Support:

• Data entry and documentation administration related tasks, maintaining, and organizing physical and digital files, documents, and records.
• Assist in preparing invitations, arrange receptions, and organize logistics for events (seminars, workshops etc.) as needed.
• Ensure that all office equipment and facilities work properly and comply with health and safety regulations.
• Providing general administrative support to staff members as needed, including proofreading documents and assisting with projects or events.
• Assisting with meetings, workshops, and conference preparation by preparing materials, and arranging for catering or other logistics as needed and follow up on action items.
• Responsible for management and issuance of Identity Cards for all staff members
• Keeping the tracking of Office assets and consumables.
• Keep the office environment organized and tidy, this includes ordering and managing office supplies, equipment maintenance and ensuring that communal areas are well maintained.
• Assisting with admin petty cash expense tracking and reimbursement processes. reviewing and processing expense reports, reconciling receipts, and liaising with the finance department as necessary.

Travel Arrangements:

• Assist in preparing and coordinating travel arrangements for international/national staff and visitors including booking flights, hotels, rental cars if required, and other accommodation.
• Ensuring that all necessary documentation is in order as per payment checklist.

Office Space/Accommodation:

• Work closely with all departments on internal movements of assets and resources.
• Assist in managing all communication lines for the staff members’ mobile phones, internet, call center.
• Invoicing and payment for utility in addition to repair costs of the office.
• Assist in negotiating finalization and monitor lease agreements.
• Support incoming staff’s logistical needs.
• Provide written translation of documents and materials and verbal translation, as needed.
• Complete other ad-hoc duties as reasonably requested by the line manager.
• Ensure that asset management is up-to-date, and office stock for stationery, sundries, and IT supplies is maintained up to date.

Fleet Management:

• Assist in the day-to-day management of IRTR Vehicles.
• Follow-up on periodic maintenance for IRTR Vehicles.
• Invoicing and payment for Fuel for IRTR vehicles.
• Ensure that all IRTR Vehicles are in good condition.
• Assist preparing duty roster for all vehicles movements and working hours for logistic assistant and driver as well.
• Ensure that all cars’ insurances are valid and follow up all Taxes Payments.
• Any other task assigned by the supervisor

Personal Specification:

• Strong organizational skills and information management skills
• Able to conduct rigorous checks on data and documentation.
• Pay attention to details.
• Excellent communication skills - able to communicate and report both verbal and in writing.
• Ability to multitask and prioritize tasks effectively.
• Team building, sense of humor, excellent interpersonal skills.
• Communicates honestly, openly, and consistently. Shares information appropriately and who ensures that the views of all members of the team are freely expressed.
• Willing to be accountable for work conducted.
• Problem solving skills and self-management - creativity in problem solving skills.
• Ability to manage multiple priorities and work under pressure and to meet deadlines.
• Good interpersonal skills and the ability to work sensitively with people from various cultural and social backgrounds.
• Able to build productive working relationships with local/provincial authority figures, colleagues, and members of other organizations.
• Willing to adapt to IRTR’s norms and values without compromising personal beliefs and principles.
• Effective communication and interpersonal skills are important for interacting with colleagues, clients, and other stakeholders.

Requirements:

• College degree in related fields.
• At least 2 years of progressively responsible experience in Administration.
• Previous experience with NGOs in a similar position is a plus.
• Excel and Word skills are desirable and proficiency in using office equipment, and computer skills.
• English & Turkish (written and spoken) is a must, Arabic will be a plus.
• Strong organizational and analytical skills.
• Familiar with security procedures while dealing with documents and sensitive information.
• Must have cultural sensitivity and the ability to work in a multi-cultural team.

                                                                                   ***Türkçe***

Pozisyonun Amacı:

UIYV İdari İşler ekibine, UIYV genelinde İdari desteğin yanı sıra satın alma süreçlerinde destek ve tavsiyeri de kapamaktadır.

Bu pozisyon, UIYV İdari İşler Uzmanı tarafından yönetilir ve koordine edilir.

İdari İşler Asisitanı, bir ofisin veya departmanın verimli çalışmasını sağlamak için idari destek sağlayarak İdari İşler Uzmanını destekleyecektir.

Bu pozisyon, tedarik zinciri ihtiyaçları ve planlaması, seyahat ve vize işlemleri, filo yönetimi, konaklama, ülke ofisine idari destek ve varlık yönetimi gibi alanlarda ekibe destek olmayı kapsamaktadır. Tüm bu görevlerin UİYV ve bağışçı prosedürlerine uygun şekilde yürütülmesi esastır.

Temel Görev ve Sorumluluklar:

Aşağıdaki görevler geneldir ve görevin gereksinimlerine bağlı olarak farklılık gösterebilir.

Türkiye'de yerleşik İdari İşler Uzmanının yönetimi ve kordinasyonu  altında İstanbul'da bulunan İdari İşler Asistanı aşağıdaki görevlerden sorumludur:

İdari Destek Sağlama:

• Veri girişi ve dokümantasyon yönetimi ile ilgili görevler, fiziksel ve dijital dosyaların, belgelerin ve kayıtların bakımı ve düzenlenmesi.
• Gerektiğinde davetiye hazırlamaya, resepsiyonlar düzenlemeye ve etkinlikler (seminerler, çalıştaylar vb.) için gerekli lojistik desteğin sağlanması.
• Tüm ofis ekipmanlarının ve tesislerinin düzgün çalıştığından ve sağlık ve güvenlik yönetmeliklerine uyduğundan emin olmak
• İhtiyaç duyulduğunda, belgelerin düzeltilmesi ve projelere veya etkinliklere yardımcı olunması da dahil olmak üzere personele genel idari destek sağlamak.
• Toplantılar için gerekli  ekipmanları hazırlayarak ,çalıştaylara ve konferans hazırlıklarına yardımcı olmak ve gerektiğinde yemek veya diğer lojistiği sağlamak  ve bu ayarlamalar ile ilgili iş planlarını  takip etmek.
• Tüm personel üyeleri için Kimlik Kartlarının yönetiminden ve düzenlenmesinden sorumlu olmak.
• Office demirbaş, varlıklar ve sarf malzemelerinin takibini yapmak.
• Ofis ortamını düzenli ve düzenli tutmak, buna ofis malzemelerinin sipariş edilmesi ve takibi ve yönetimi, genel ekipman bakımı ve ortak alanların bakımının sağlanması dahildir.
• İdari ekibin  nakit giderlerinin takibi ve geri ödeme süreçlerine yardımcı olmak. Gider raporlarının gözden geçirilmesi ve kayıtların işlenmesi, makbuzların mutabakatı ve gerektiğinde finans departmanı ile gerekli teyyit işlemlerini yapmak.

Seyahat Düzenlemeleri:

• Uçuş, otel, gerekirse kiralık araba ve diğer konaklama rezervasyonları dahil olmak üzere uluslararası/ulusal personel ve ziyaretçiler için seyahat düzenlemelerinin organize etmek ve koordine edilmesine yardımcı olmak.
• Gerekli tüm belgelerin ödeme kontrol listesine göre düzenli olduğundan emin olmak.

Ofis Alanı / Konaklama:

• Ofis malzeme ve ekipmanlarının ofis içi takibini yapmak ve bu konuda tüm ekiplerle yakın çalışmak.
• Personelin cep telefonları, internet, çağrı merkezi için tüm iletişim hatlarının yönetilmesine yardımcı olmak.
• Ofisin bütün fatura ve ödemlerinin takibinin yanında onarım maliyetlerinin fatura ve ödeme süreçlerinden sorumlu olmak.
• Sözleşme süreçlerinin sonuçlandırılmasına yardımcı olmak ve kira sözleşmelerinin takibini yapmak.
• Yeni başlayan ve yakın bir tarihte başlaması planlanan personelin lojistik ihtiyaçlarını planlamak.
• Belgelerin ve materyallerin yazılı çevirisini ve gerektiğinde sözlü çevirisini yapmak.
• Bölüm yöneticisi tarafından makul bir şekilde talep edilen diğer geçici ve ek görevleri tamamlamak.
• Varlık yönetiminin güncel olduğundan ve kırtasiye malzemeleri, çeşitli eşyalar ve BT(Bilgi Teknolojileri) malzemeleri için ofis stokunun güncel tutulduğundan emin olmak.

Filo Yönetimi:

• UIYV araçlarının günlük yönetimi ve koordinasyonuna destek vermek.
• Araçların periyodik bakım süreçlerini takip etmek.
• Yakıt tüketimiyle ilgili fatura ve ödemeleri düzenli olarak kontrol etmek.
• Tüm araçların iyi durumda ve çalışır vaziyette olduğundan emin olmak.
• Lojistik asistanı ve sürücünün araç hareketleri ile çalışma saatlerine ilişkin görev listelerinin hazırlanmasına destek olmak.
• Araçların trafik sigortalarının geçerliliğini sağlamak ve motorlu taşıt vergisi (MTV) ödemelerini takip etmek.
• Bölüm yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Kişisel Özellikler:

• Güçlü organizasyon ve bilgi yönetimi becerilerine sahip olmak.
• Veriler ve belgeler üzerinde titizlikle çalışmak.
• Detaylara dikkat etmek ve ayrıntılara özen göstermek.
• Sözlü ve yazılı olarak etkili iletişim kurabilmek, raporlama yapabilmek.
• Aynı anda birden fazla görevi yürütebilmek ve önceliklendirme yapabilmek.
• Takım çalışmasına yatkın olmak, mizah anlayışına sahip olmak ve güçlü iletişim becerileri sergilemek.
• Dürüst, açık ve tutarlı iletişim kurmak; bilgileri uygun şekilde paylaşmak ve ekip üyelerinin görüşlerini özgürce ifade etmesine katkı sağlamak.
• Sorumluluk üstlenmeye ve yapılan işlerin hesabını vermeye istekli olmak.
• Problem çözme ve öz yönetim becerilerine sahip olmak.
• Baskı altında çalışabilmek ve görevleri zamanında tamamlayabilmek.
• İyi kişilerarası iletişim becerilerine sahip olmak ve farklı kültürlerden gelen kişilerle hassasiyetle çalışabilmek.
• Yerel ve uluslararası paydaşlarla, iş arkadaşlarıyla ve diğer kurum temsilcileriyle etkili iş ilişkileri kurabilmek.
• Kendi inanç ve ilkelerinden ödün vermeden kurumun değerlerine uyum sağlayabilmek.
• Etkili iletişim ve iş birliği kurma becerileriyle iş arkadaşları, danışanlar ve diğer paydaşlarla verimli şekilde çalışabilmek.

Gereksinimler:

• İlgili alanlarda en az ön lisans mezunu olmak.
• İdari işler alanında en az 2 yıl deneyim sahibi olmak.
• Sivil toplum kuruluşlarında benzer pozisyonda çalışma deneyimine sahip olmak tercih sebebidir.
• Excel ve Word programlarını etkin şekilde kullanabilmek; ofis ekipmanları ve bilgisayar konusunda yetkin olmak.
• İyi derecede İngilizce ve Türkçe bilmek (yazılı ve sözlü); Arapça bilgisi tercih sebebidir.
• Güçlü organizasyon ve analiz becerilerine sahip olmak.
• Belgeler ve hassas bilgilerle çalışırken gizlilik ve güvenlik kurallarına dikkat etmek.
• Kültürel duyarlılığa sahip olmak ve çok kültürlü bir ekip içinde etkili şekilde çalışabilmek.